Zwroty od kupujących zbierają się tutaj ze wszystkich kanałów: zgłoszone na Allegro i Erli przychodzą razem z importem, a te ze sklepu albo uzgodnione mailem dopisujesz ręcznie. Ekran pokazuje, na jakim etapie jest każda sprawa i ile pieniędzy wróciło do kupującego.
Zwrot to nie tylko formalność wobec klienta. Obniża zysk zamówienia w dniu rozliczenia, pomniejsza wpis w ewidencji sprzedaży i wchodzi do analityki zwrotów. Dzięki temu miesiąc z falą zwrotów nie wygląda w statystykach lepiej, niż był naprawdę, a produkty, które wracają najczęściej, dają się wyłapać zanim zjedzą całą marżę.
Stany zwrotu
Oczekujący – kupujący zgłosił zwrot, sprawa czeka na decyzję albo na przesyłkę zwrotną.
Zaakceptowany – zwrot przyjęty, towar jeszcze nie wrócił albo pieniądze nie zostały rozliczone.
Dostarczony – paczka zwrotna dotarła.
Zakończony – sprawa zamknięta, kwota rozliczona.
Odrzucony – zwrot nieuznany, rachunek zamówienia zostaje bez zmian.
Co widać przy zwrocie
Zamówienie, którego dotyczy, wraz z przejściem do jego szczegółów, konto sprzedaży, kwota zwrotu w podziale na wartość towaru i koszt dostawy, waluta, data zgłoszenia i data zakończenia. Widać też źródło: czy zwrot przyszedł z platformy, czy został dodany ręcznie, oraz zakres: częściowy dotyczy wybranych pozycji, całkowity całego zamówienia razem z dostawą.
Zwrot powiązany z reklamacją albo z rozmową w skrzynce ma odnośniki do nich, więc cała sprawa trzyma się razem.
Zwrot dodany ręcznie
Przycisk Dodaj zwrot otwiera formularz, w którym wskazujesz zamówienie, a aplikacja podpowiada jego kwotę i walutę.
W formularzu wybierasz zamówienie (wyszukiwarka podpowiada je po numerze i kupującym), kwotę zwrotu, datę zgłoszenia i walutę. Kwota i waluta podpowiadają się z zamówienia, więc przy pełnym zwrocie zwykle wystarczy je zatwierdzić, a data podpowiada się dzisiejsza – warto ją poprawić, jeśli kupujący zgłosił zwrot wcześniej, bo od tej daty liczy się przypomnienie o zaległym zwrocie i filtr dat na liście. Ten sam formularz otworzysz wprost z rozmowy w skrzynce, jeśli ustalenia poszły mailem: wtedy zamówienie podstawia się z rozmowy, a przy kilku powiązanych zamówieniach formularz pyta, którego dotyczy sprawa.
Zwrot dodany ręcznie da się usunąć, jeśli powstał przez pomyłkę. Zwrotu pobranego z platformy nie kasujemy, bo pochodzi z rozliczenia prowadzonego po jej stronie.
Szczegóły zwrotu
Przycisk Rozwiń wszystkie (albo strzałka przy pojedynczej pozycji) pokazuje wnętrze sprawy bez opuszczania listy.
Widać tam zwrócone produkty z ilościami, cenami i powodem podanym przez kupującego, rozbicie kwoty na towar i dostawę, daty zgłoszenia i zakończenia, numer przesyłki zwrotnej z przewoźnikiem oraz odnośniki do zamówienia, powiązanej reklamacji i rozmowy w skrzynce. Przy zwrocie odrzuconym jest tu też powód odmowy razem z uzasadnieniem. Przy zwrotach dodanych ręcznie są tu również przyciski zmiany stanu sprawy i usunięcia wpisu.
Termin decyzji przy Allegro
Allegro daje sprzedawcy 7 dni od odebrania paczki zwrotnej na odmowę zwrotu pieniędzy. Ósmego dnia zwraca pieniądze kupującemu za sprzedawcę. Dlatego zwrot z Allegro, którego paczka już dotarła, pokazuje na liście kolumnę Termin decyzji: ile dni zostało, a po terminie informację, że sprawa jest po czasie. Licznik gaśnie sam, gdy Allegro zamknie albo odrzuci zwrot.
Na kilka dni przed terminem przychodzi powiadomienie. Ile dni wcześniej – ustawiasz w preferencjach, w zakładce
Powiadomienia i limity, w sekcji Terminy spraw (domyślnie 3 dni, do wyboru od 1 do 7).
Odmowa zwrotu
Wybranie stanu Odrzucony otwiera okno z powodem odmowy: odmowa zwrotu pieniędzy, wysłano nowy towar, towar naprawiony, dosłano brakującą część, kupujący odesłał inny towar, zakup na firmę, brak prawa do odstąpienia. Przy pierwszym powodzie trzeba dopisać własne uzasadnienie dla kupującego (do 250 znaków).
Przy zwrocie z Allegro odmowa idzie do nich i wstrzymuje automatyczny zwrot pieniędzy – tylko wtedy ma skutek finansowy. Odmowa zwrotu z Empik Marketplace też trafia do platformy; Empik przyjmuje trzy powody, więc powód wybrany w oknie zamieniamy na najbliższy z nich. Przy zwrotach z pozostałych kanałów decyzja zapisuje się w aplikacji, bo nie ma dokąd jej wysłać. Decyzji nie da się cofnąć w aplikacji.
Przy zwrotach z Empik Marketplace działa też druga strona decyzji: wybranie stanu Zaakceptowany wysyła do Empika zgodę na zwrot. Na pozostałych platformach zwrot kończy zwrot pieniędzy kupującemu, więc nie ma tam czego akceptować.
Zmiana stanu sprawy
Stan zwrotu zmienia się dwoma drogami. Zwroty pobrane z Allegro i Erli aktualizują się same przy każdym imporcie – jeśli sprzedawca zamknie sprawę w panelu platformy, po imporcie zobaczy tu ten sam stan. Zwroty dodane ręcznie przestawia się przyciskami w rozwiniętym wierszu, w kolejności zgodnej z przebiegiem sprawy.
Aplikacja nie zmienia stanu sama z siebie. Pilnuje natomiast, żeby żadna sprawa nie leżała bez decyzji: w preferencjach, w zakładce Powiadomienia i limity, jest ustawienie Pilnuj nieobsłużonych zwrotów i liczba dni, po których zwrot bez decyzji trafia na listę zaległych i przypomina o sobie powiadomieniem.
Filtry
- Szukaj (identyfikator zamówienia) – numer zamówienia, którego dotyczy zwrot.
- Marketplace – Allegro, Erli, OLX, Empik, WooCommerce.
- Integracja – konkretne konto sprzedaży.
- Status zwrotu – Oczekujący, Zaakceptowany, Dostarczony, Zakończony, Odrzucony.
- Termin decyzji – „Czekające na decyzję" zostawia tylko zwroty z Allegro, przy których paczka już wróciła, a sprawa czeka na Twoją decyzję.
- Data od / Data do – zakres dat zgłoszenia.
- Kwota od / Kwota do – przedział kwoty zwrotu.
Przycisk Eksportuj pobiera zestawienie z aktualnymi filtrami do pliku CSV.