Obowiązuje od 24 sierpnia 2026 r.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest Marcin Domański, prowadzący działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ul. Fabryczna 8c, 05-077 Warszawa Wesoła, NIP 9522232524, REGON 523253905.

W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy pisać na kontakt@profitecomm.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – korespondencję w tych sprawach obsługuje administrator.

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z usługi. Bez danych do faktury nie wystawimy dokumentu wymaganego przepisami podatkowymi.

Nie prowadzimy wysyłki marketingowej do osób, które nie wyraziły na to zgody. Wiadomości, które wysyłamy, dotyczą obsługi konta: potwierdzeń płatności, przypomnień o terminie, powiadomień z importów i zmian w regulaminie.

3. Skąd mamy dane

Dane konta i dane do faktury podajesz nam sam. Dane handlowe pobieramy z platform handlowych, które sam podłączasz, przy użyciu udostępnionych przez nie interfejsów i na podstawie autoryzacji, której im udzielasz. Dane techniczne powstają automatycznie podczas korzystania z aplikacji.

4. Dane Twoich klientów – warunki powierzenia

Aplikacja pobiera z podłączonych platform dane kupujących: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres wysyłki i adres do faktury, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, treść wiadomości oraz szczegóły zamówień i zwrotów. Administratorem tych danych pozostajesz Ty jako sprzedawca, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym.

Akceptując regulamin, powierzasz nam przetwarzanie tych danych na warunkach poniżej. Warunki te zastępują osobną umowę powierzenia; jeżeli potrzebujesz podpisanego dokumentu, napisz – przygotujemy go na tych samych zasadach.

Jako podmiot przetwarzający zobowiązujemy się:

• przetwarzać dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, którym jest zawarcie umowy i Twoje działania w aplikacji, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na nas prawo – wtedy Cię o tym poinformujemy, o ile prawo tego nie zakazuje;
• zapewnić, że osoby dopuszczone do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności;
• stosować środki bezpieczeństwa opisane w punkcie 12;
• korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie na zasadach z punktu 5;
• pomagać Ci w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnieniu Twoich obowiązków dotyczących bezpieczeństwa danych, zgłaszania naruszeń i oceny skutków przetwarzania, w miarę naszych możliwości i posiadanych informacji;
• zgłaszać Ci naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia, wraz z opisem naruszenia i podjętych działań;
• po zakończeniu umowy usunąć dane w terminie 30 dni albo, na Twoje żądanie zgłoszone przed upływem tego terminu, wydać je w powszechnie używanym formacie, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie;
• udostępnić Ci informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków oraz umożliwić audyt – w formie odpowiedzi na pytania i przekazania dokumentacji, a gdy to nie wystarczy, kontrolę u nas po uzgodnieniu terminu, z zachowaniem poufności i bez zakłócania pracy usługi.

Ty jako administrator odpowiadasz za podstawę prawną przetwarzania danych swoich klientów, za spełnienie wobec nich obowiązku informacyjnego i za zgodność z prawem poleceń, które nam wydajesz.

5. Komu przekazujemy dane

Powierzamy dane wyłącznie podmiotom, które są nam niezbędne do świadczenia usługi:

System logowania prowadzimy na własnych serwerach: adres e-mail i hasło zostają u nas i nie trafiają do zewnętrznego dostawcy tożsamości. Jeżeli wybierzesz logowanie kontem Google, tożsamość potwierdza Google i otrzymujemy od niego wyłącznie adres e-mail oraz imię i nazwisko z Twojego konta. Hasła do konta Google nigdy nie widzimy. Możesz w każdej chwili wrócić do logowania hasłem.

Formularze logowania i kontaktu chroni Cloudflare Turnstile. Sprawdza on, czy formularz wypełnia człowiek, a nie automat, i przetwarza przy tym adres IP oraz dane techniczne przeglądarki. Nie zapisuje plików cookies i nie śledzi Cię między stronami.

Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających znajduje się w tej tabeli. O zamiarze dodania nowego podmiotu albo zastąpienia dotychczasowego informujemy pocztą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Możesz w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeżeli nie znajdziemy rozwiązania, przysługuje Ci prawo wypowiedzenia umowy ze zwrotem opłaty za niewykorzystany okres.

Dane udostępniamy także organom państwowym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym Ram Ochrony Danych UE – USA. Kopię zabezpieczeń udostępniamy na żądanie wysłane na kontakt@profitecomm.pl.

7. Sztuczna inteligencja

Asystent ProfiAI. W aplikacji działa asystent, który odpowiada na Twoje pytania o dane z Twojego konta. Zapytanie wraz z danymi potrzebnymi do odpowiedzi przekazujemy do dostawcy modelu językowego, z którego korzystamy: Anthropic (Claude), Google (Gemini) albo OpenAI – aktualnie wybranego dostawcę podajemy na życzenie pod adresem kontakt@profitecomm.pl. Dzieje się to na naszym koncie i na nasz koszt, więc w tym zakresie to my powierzamy dane dostawcy jako podmiotowi przetwarzającemu, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia. Przekazujemy wyłącznie dane potrzebne do odpowiedzi na zadane pytanie i tylko z Twojego konta – asystent nie ma dostępu do danych innych użytkowników. Dane osobowe kupujących (imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon), a także numery identyfikacji podatkowej i numery rachunków bankowych, zastępujemy oznaczeniami zastępczymi, zanim zapytanie opuści naszą aplikację. Dostawcy modeli, z których korzystamy, nie wykorzystują przekazanych treści do trenowania swoich modeli. Odpowiedzi asystenta układa model językowy – mogą zawierać błędy, dlatego przy każdej odpowiedzi o tym przypominamy, a decyzje podejmujesz na podstawie danych widocznych w aplikacji.

Błędną odpowiedź możesz zgłosić przyciskiem w aplikacji. Zgłoszenie wraz z treścią rozmowy i komentarzem udostępniamy wtedy administratorowi serwisu, wyłącznie po to, żeby poprawić działanie tej funkcji. Zgłoszenia przechowujemy przez 12 miesięcy, a potem je kasujemy.

Generowanie treści ofert i podpowiedzi odpowiedzi.

Generowanie treści ofert i podpowiedzi odpowiedzi działa na koncie, które sam zakładasz u wybranego dostawcy: OpenAI, Google albo Anthropic. Treści przekazywane do wygenerowania trafiają bezpośrednio do tego dostawcy, na warunkach umowy zawartej przez Ciebie z nim, i to Ty decydujesz, co i kiedy tam wysyłasz. Klucz dostępowy przechowujemy w postaci zaszyfrowanej i nie pokazujemy go ponownie w jawnej formie. Nie wykorzystujemy Twoich treści do uczenia własnych modeli.

Tłumaczenie wiadomości od kupujących. Wiadomość w obcym języku tłumaczymy dopiero po kliknięciu przycisku przy tej wiadomości – jej treść trafia wtedy do dostawcy modelu językowego, z którego korzystamy (OpenAI, Google albo Anthropic), na naszym koncie i na naszych warunkach. Dostawcy nie wykorzystują przekazanych treści do trenowania swoich modeli. Tłumaczenie zapisujemy przy wiadomości, więc tego samego tekstu nie wysyłamy ponownie, a wiadomości, których nie przetłumaczysz, nie opuszczają naszej infrastruktury.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i dane handlowe – przez czas trwania umowy oraz 30 dni od zgłoszenia usunięcia konta, żeby dało się je jeszcze pobrać albo wycofać decyzję. Po tym terminie zadanie w tle trwale kasuje zamówienia i dane kupujących, oferty, produkty, rozmowy, reklamacje, zwroty, rozliczenia, ewidencję, powiadomienia i pliki. Dostępy do platform handlowych oraz klucze do modeli sztucznej inteligencji kasujemy już w chwili zgłoszenia.
• Faktury i dokumenty księgowe – 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Korespondencja i zgłoszenia – 3 lata od zakończenia sprawy, na wypadek roszczeń.
• Dzienniki techniczne – do 12 miesięcy.
• Kopie zapasowe bazy – przechowujemy 7 kopii dziennych, 4 tygodniowe i 6 miesięcznych, więc dane usunięte z aplikacji znikają z kopii najpóźniej po 6 miesiącach, wraz z ich rotacją.

9. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Konto wraz z danymi możesz usunąć samodzielnie w ustawieniach aplikacji, a dane pobrać do plików CSV i PDF.

W pozostałych sprawach napisz na kontakt@profitecomm.pl – odpowiadamy w ciągu 30 dni. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Jeżeli jesteś klientem sprzedawcy korzystającego z ProfitEcomm i chcesz skorzystać ze swoich praw, zgłoś się do tego sprzedawcy – to on jest administratorem Twoich danych. My przekażemy mu takie zgłoszenie i pomożemy je obsłużyć.

10. Czy podejmujemy decyzje automatycznie

Nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy wobec nich decyzji wyłącznie w sposób automatyczny, które wywoływałyby skutki prawne. Wyliczenia zysku i marży są narzędziem pomocniczym, a decyzje handlowe podejmuje sprzedawca.

11. Pliki cookies

Na stronie profitecomm.pl i w aplikacji używamy plików cookies oraz pamięci przeglądarki:

Dziś nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych zapisujących pliki cookies. Jeżeli je dodamy, uruchomimy je dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w oknie zgody, a tę tabelę uzupełnimy.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies na stronie, a także usunąć pliki w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie plików niezbędnych uniemożliwi zalogowanie się do aplikacji.

12. Bezpieczeństwo

• Połączenie ze stroną i aplikacją jest szyfrowane.
• Dane dostępowe do podłączonych platform oraz klucze dostawców sztucznej inteligencji przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.
• Dane każdego konta są od siebie odseparowane na poziomie bazy danych, co oznacza, że jeden użytkownik nie ma technicznej możliwości zobaczenia danych innego.
• Dostęp do serwerów mają wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne, z uwierzytelnianiem kluczem.
• Wykonujemy kopie zapasowe i monitorujemy błędy działania usługi.

13. Naruszenia ochrony danych

Naruszenie ochrony danych, którego jesteśmy administratorem, zgłaszamy Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od stwierdzenia, a jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności – zawiadamiamy również osoby, których dane dotyczą. Naruszenie dotyczące danych powierzonych nam przez sprzedawcę zgłaszamy jemu na zasadach z punktu 4.

14. Zmiany polityki

O zmianach informujemy pocztą elektroniczną oraz w aplikacji, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a poprzednie udostępniamy na żądanie.